Assemblea di condominio senza segretario: la delibera è annullabile?

Il fatto

L'assemblea condominiale si riunisce, discute, vota. Ma nessuno redige il verbale, oppure il documento prodotto è talmente lacunoso da non permettere di ricostruire chi era presente, cosa è stato deciso e con quali maggioranze.

Ci si chiede allora se le delibere così assunte siano valide. La risposta non è secca: dipende dalla gravità del difetto e dal tipo di vizio che ne deriva.

Inquadramento normativo

Il Codice civile, all'art. 1136, ultimo comma, stabilisce che delle riunioni dell'assemblea si redige processo verbale da trascrivere nel registro tenuto dall'amministratore. La verbalizzazione non è quindi un adempimento facoltativo: è il mezzo con cui la volontà del collegio assume forma documentale e diventa verificabile.

Nella prassi, il verbale è curato dal segretario e sottoscritto insieme al presidente dell'assemblea. La nomina di entrambi serve proprio a garantire che la fase di accertamento delle presenze, delle votazioni e delle decisioni avvenga sotto un controllo terzo rispetto all'amministratore.

Sul piano dei vizi occorre distinguere. Le Sezioni Unite della Cassazione, con la sentenza n. 4806/2005, hanno tracciato il confine tra delibere nulle e delibere annullabili. Sono nulle quelle prive degli elementi essenziali, con oggetto impossibile o illecito, lesive di diritti individuali. Sono annullabili quelle affette da vizi procedimentali, tra cui rientrano di regola i difetti che riguardano la formazione e la documentazione della volontà assembleare.

Quando il difetto incide sulla validità

È utile distinguere tre situazioni.

Verbale meramente irregolare. Piccole imprecisioni o omissioni che non impediscono di ricostruire l'andamento dell'assemblea non determinano, da sole, l'invalidità della delibera.

Verbale incompleto in punti essenziali. Se mancano elementi che impediscono di verificare il raggiungimento delle maggioranze o l'identità dei votanti, il vizio può rendere la delibera annullabile, perché viene meno la possibilità di controllo sulla regolarità del procedimento.

Assenza totale di verbalizzazione. Quando non è in alcun modo possibile accertare se e come l'assemblea abbia deliberato, il difetto è il più grave, perché si discute della stessa esistenza della volontà collegiale.

La giurisprudenza prevalente colloca i vizi di verbalizzazione nell'area dell'annullabilità, salvo i casi in cui il difetto sia tale da rendere impossibile individuare un contenuto deliberativo riferibile all'assemblea. La qualificazione esatta va valutata caso per caso, perché incide sui termini e sulle modalità di reazione.

Implicazioni pratiche

La differenza tra nullità e annullabilità non è teorica. La delibera annullabile è efficace finché non viene impugnata e si consolida se nessuno la contesta nei termini. La delibera nulla, invece, può essere fatta valere senza limiti di tempo.

Per l'annullabilità interviene l'art. 1137 c.c.: il condòmino assente, dissenziente o astenuto può ricorrere all'autorità giudiziaria entro trenta giorni. Il termine decorre dalla data della deliberazione per i presenti dissenzienti o astenuti, e dalla comunicazione del verbale per gli assenti.

È un termine di decadenza: una volta scaduto, la delibera annullabile non è più contestabile per quel vizio. Da qui l'importanza di leggere il verbale appena ricevuto e di reagire con tempestività.

Le assemblee telematiche

L'obbligo di verbalizzazione vale anche per le riunioni svolte in videoconferenza. Il verbale resta necessario e va sottoscritto e trascritto nel registro come per le assemblee in presenza. Le modalità di partecipazione cambiano, non l'esigenza di documentare in modo verificabile la volontà del condominio.

Cosa fare in concreto

• Verifica subito, alla ricezione del verbale, che risultino presenze, votazioni, maggioranze raggiunte e firma di presidente e segretario.
• Annota la data di svolgimento dell'assemblea e quella di comunicazione del verbale: da una delle due decorrono i trenta giorni dell'art. 1137 c.c.
• Distingui se il difetto riguarda una semplice irregolarità o l'impossibilità di ricostruire la decisione: incide sul tipo di vizio e sui rimedi.
• Conserva la convocazione, il verbale e ogni comunicazione dell'amministratore: sono documenti essenziali in caso di contestazione.
• Se intendi impugnare, muoviti prima della scadenza del termine: per l'annullabilità il decorso comporta il consolidamento della delibera.

In sintesi

Il verbale non è una formalità: documenta la volontà dell'assemblea e ne consente il controllo. La sua mancanza o grave incompletezza può rendere la delibera annullabile, con impugnazione entro trenta giorni. Nei casi più radicali il vizio può assumere natura diversa. La valutazione concreta dipende dal singolo caso e dal contenuto del verbale.

Contributo informativo a cura di Tamburro & Partners Avvocati. Non costituisce parere legale.