Assenza dal lavoro comunicata via WhatsApp: quando è valida

Il caso

Un dipendente comunica la propria assenza tramite un messaggio WhatsApp indirizzato al datore di lavoro. Il regolamento aziendale, però, prevedeva modalità di comunicazione diverse. Il datore riceve l'informazione, ne prende atto e organizza il servizio per coprire il turno scoperto.

Il Tribunale di Udine ha ritenuto valida la comunicazione. Il punto centrale non è il canale utilizzato, ma il risultato raggiunto: l'azienda ha effettivamente conosciuto l'assenza e ha potuto agire di conseguenza.

Inquadramento normativo

La comunicazione dell'assenza rientra tra gli obblighi di correttezza e buona fede che l'articolo 1175 del Codice civile impone alle parti del rapporto obbligatorio, e che l'articolo 1375 richiama per l'esecuzione del contratto. Nel rapporto di lavoro questi principi si traducono nel dovere del lavoratore di informare tempestivamente il datore quando non può prestare la propria attività.

Il regolamento aziendale, o il contratto collettivo, può indicare le modalità con cui la comunicazione va effettuata. Queste prescrizioni, però, hanno di regola natura organizzativa: servono a garantire che l'informazione arrivi a chi deve gestirla. Non sono, in linea di principio, requisiti di validità a pena di inefficacia della comunicazione stessa.

Quando l'informazione raggiunge comunque il destinatario e produce il suo effetto tipico — consentire all'azienda di riorganizzarsi — pretendere l'osservanza formale del canale prescritto rischia di tradursi in un formalismo privo di scopo. È su questa logica che si fonda la decisione udinese.

Cosa cambia in concreto

Per il datore di lavoro la pronuncia è un monito: contestare l'assenza come ingiustificata solo perché comunicata su un canale "sbagliato" è una posizione fragile, se in concreto l'informazione è arrivata ed è stata utilizzata. Un eventuale provvedimento disciplinare basato unicamente sul mancato rispetto formale della procedura può essere annullato.

Per il lavoratore non è invece un lasciapassare. La validità della comunicazione informale è stata riconosciuta perché ricorrevano due condizioni: il datore l'ha effettivamente ricevuta e ha agito di conseguenza. Un messaggio inviato a un destinatario sbagliato, o non letto, o privo di prova di ricezione, non offre la stessa tutela.

È questo il vero snodo: chi comunica su un canale informale si assume l'onere di dimostrare che il messaggio è arrivato. WhatsApp offre indizi utili — le due spunte blu, la cronologia — ma resta prudente disporre di una traccia più solida quando la posta in gioco è rilevante.

La prova della ricezione

Un messaggio WhatsApp può costituire prova documentale della comunicazione. La sua efficacia probatoria, però, dipende dalla possibilità di dimostrare mittente, destinatario, contenuto e momento della ricezione. Screenshot isolati sono contestabili; una conferma di lettura o una risposta del datore rafforzano notevolmente la posizione di chi ha inviato il messaggio.

La condotta successiva delle parti è decisiva. Se il datore ha risposto, ha riorganizzato i turni o ha comunque tenuto un comportamento che presuppone la conoscenza dell'assenza, difficilmente potrà poi sostenere di non essere stato informato.

Cosa fare in concreto

• Conserva la traccia. Se comunichi un'assenza via chat, salva il messaggio, la conferma di lettura ed eventuali risposte del datore.
• Verifica il destinatario. Invia la comunicazione alla persona o al recapito effettivamente competente a riceverla, non a un contatto generico.
• Datori: aggiornate i regolamenti. Chiarite quali canali sono ammessi e specificate le conseguenze del loro mancato uso, distinguendo tra mera irregolarità e assenza ingiustificata.
• Non contestare per il solo canale. Prima di adottare provvedimenti disciplinari, valutate se l'informazione è comunque arrivata e se avete agito di conseguenza.
• In caso di contenzioso, ricostruite la condotta delle parti. Il comportamento tenuto dopo il messaggio spesso pesa più della forma della comunicazione.

La decisione di Udine riguarda un caso specifico e non fissa una regola generale valida in ogni contesto. Contratti collettivi, regolamenti e circostanze concrete possono condurre a esiti diversi. Consigliamo di valutare ogni situazione alla luce della documentazione disponibile.

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Contributo informativo a cura di Tamburro & Partners - Avv. Giuseppe Tamburro. Non costituisce parere legale.