Assenza dal lavoro comunicata via WhatsApp: quando è valida secondo il Tribunale di Udine
Comunicare l'assenza dal lavoro con un messaggio WhatsApp può essere valido anche quando il regolamento interno impone canali diversi. Lo ha stabilito il Tribunale di Udine, valorizzando l'effettiva conoscenza dell'assenza da parte del datore. Una pronuncia che tocca il rapporto tra prassi digitali quotidiane e procedure formali aziendali, con ricadute concrete sul piano disciplinare.
Il caso
Un dipendente comunica la propria assenza dal lavoro inviando un messaggio WhatsApp, anziché seguire il canale previsto dal regolamento interno aziendale. Il datore di lavoro riceve l'informazione e riorganizza il servizio sulla base di quella comunicazione. Nonostante ciò, contesta al lavoratore di non aver rispettato la procedura formale.
Il Tribunale di Udine ha ritenuto legittima la comunicazione avvenuta tramite messaggistica istantanea. Il ragionamento è lineare: se lo scopo della comunicazione è portare a conoscenza del datore l'assenza, e tale scopo viene raggiunto, il canale utilizzato passa in secondo piano.
Inquadramento normativo
La questione si colloca all'interno dei principi generali sull'obbligo di comunicazione dell'assenza e sul potere disciplinare del datore di lavoro (artt. 2104 e 2106 del Codice civile).
L'art. 2104 c.c. impone al lavoratore la diligenza nell'esecuzione della prestazione e il rispetto delle disposizioni impartite dall'imprenditore. Tra queste rientrano anche le regole procedurali sulla comunicazione delle assenze. Tuttavia, la violazione di una prescrizione formale non è di per sé sanzionabile se non ha prodotto alcun pregiudizio e se la finalità sostanziale della regola è stata comunque soddisfatta.
Entra qui in gioco il principio di proporzionalità (art. 2106 c.c.): la sanzione disciplinare deve essere adeguata alla gravità concreta della condotta. Contestare l'uso di WhatsApp quando il datore ha effettivamente ricevuto l'informazione e ha potuto organizzarsi appare sproporzionato rispetto all'interesse tutelato.
Sul piano probatorio, il messaggio WhatsApp costituisce una riproduzione informatica ai sensi dell'art. 2712 c.c.: fa piena prova dei fatti rappresentati se colui contro cui è prodotto non ne disconosce la conformità. In assenza di contestazione specifica, il messaggio vale dunque come prova della comunicazione.
Implicazioni pratiche
Per il lavoratore, la pronuncia offre una tutela quando la comunicazione, pur informale, ha raggiunto concretamente il datore. Non significa però che il regolamento interno possa essere ignorato: la decisione riguarda un caso in cui l'informazione è stata ricevuta e utilizzata. Chi comunica per vie non ufficiali resta esposto al rischio di dover dimostrare l'effettiva ricezione.
Per il datore di lavoro, la lezione è duplice. Da un lato, non può sanzionare formalmente una condotta priva di effetti negativi quando la finalità della regola è stata raggiunta. Dall'altro, deve verificare la coerenza tra regolamento interno e prassi tollerate: se per anni si accettano comunicazioni via chat, invocare all'improvviso la procedura formale può risultare contraddittorio.
La decisione non elimina il valore delle procedure aziendali. Le conferma, ma le colloca in una prospettiva di ragionevolezza: la forma serve la sostanza, non il contrario.
Cosa fare in concreto
- Lavoratori: privilegiate sempre il canale ufficiale previsto dal regolamento. Se usate altri mezzi, conservate prova dell'invio e dell'avvenuta lettura.
- Lavoratori: in caso di urgenza o impossibilità di seguire la procedura, integrate quanto prima la comunicazione informale con quella formale.
- Datori di lavoro: aggiornate i regolamenti interni indicando con chiarezza i canali ammessi e le conseguenze del mancato rispetto.
- Datori di lavoro: evitate contestazioni disciplinari quando l'informazione è stata comunque ricevuta e non ha prodotto disorganizzazione del servizio.
- Entrambi: verificate la coerenza tra le regole scritte e le prassi effettivamente adottate in azienda, per evitare comportamenti considerati tollerati.
Una nota di metodo
Consigliamo di non leggere questa pronuncia come un via libera generalizzato alla messaggistica informale. Si tratta di una decisione di merito, legata alle circostanze concrete del caso. Il valore della comunicazione via WhatsApp dipende dalla prova dell'effettiva ricezione e dall'assenza di pregiudizio per l'organizzazione aziendale.
La strada più sicura resta il rispetto delle procedure formali, integrate — non sostituite — da eventuali comunicazioni informali.
Disclaimer
Contributo informativo a cura di Tamburro & Partners - Avv. Giuseppe Tamburro. Non costituisce parere legale.
Ogni storia di lavoro ha i suoi tempi.
Se gestisci HR e vuoi un confronto su contenzioso, ispezioni o licenziamenti, scrivi allo studio. Ti rispondiamo entro un giorno lavorativo.