Controllo dei dipendenti tramite colleghi: limiti e cautele
Il datore di lavoro può incaricare un collega di osservare i comportamenti di un dipendente? Un recente orientamento della Cassazione ammette questa forma di vigilanza, ma entro confini precisi: contesti pubblici, finalità difensiva e rispetto della privacy. Chiariamo cosa cambia per le aziende e quando la prova così raccolta rischia di essere dichiarata inutilizzabile.
Il fatto
Un recente orientamento della Corte di Cassazione ha affrontato una questione ricorrente nella gestione del personale: la legittimità del controllo esercitato dal datore di lavoro attraverso l'osservazione affidata ad altri dipendenti.
La risposta, in sintesi, è che questa forma di vigilanza è ammissibile, ma solo a condizioni rigorose. L'osservazione deve avvenire in contesti accessibili al pubblico, deve rispondere a una finalità difensiva del patrimonio aziendale e non può tradursi in un monitoraggio sistematico della prestazione lavorativa.
È opportuno chiarire da subito che nessuna pronuncia trasforma questa possibilità in un lasciapassare. Il perimetro resta stretto e il superamento dei limiti comporta l'inutilizzabilità processuale della prova raccolta.
Inquadramento normativo
Il riferimento centrale è l'art. 4 dello Statuto dei Lavoratori (l. n. 300/1970), riformulato dal d.lgs. n. 151/2015 (Jobs Act). La norma disciplina l'impiego di impianti audiovisivi e altri strumenti da cui derivi la possibilità di controllo a distanza dell'attività lavorativa, subordinandolo ad accordo sindacale o autorizzazione amministrativa e a specifiche garanzie informative.
La vigilanza affidata a un collega, tuttavia, ha natura umana e non tecnologica: non passa per uno «strumento» nel senso dell'art. 4. Per questa ragione non ricade automaticamente nel suo campo di applicazione. Vale piuttosto il richiamo all'art. 2 dello Statuto, che regola il personale di vigilanza e i limiti dei controlli sul lavoro, e che la giurisprudenza estende, per analogia di ratio, alle osservazioni finalizzate alla tutela del patrimonio.
Sul piano della qualificazione, è decisiva la distinzione elaborata dalla Cassazione a Sezioni Unite (Cass. SS.UU. n. 25732/2021) tra:
- controllo difensivo in senso lato, diretto a verificare l'adempimento della prestazione: soggetto in pieno all'art. 4;
- controllo difensivo in senso stretto, mirato ad accertare condotte illecite già in atto o fondatamente sospettate, lesive del patrimonio aziendale: sottratto, a determinate condizioni, alla disciplina dell'art. 4.
La vigilanza tramite collega è legittima solo se ricade nel secondo alveo: ex post, circoscritta a un sospetto qualificato e non trasformata in sorveglianza permanente.
Perché la vigilanza "umana" non ricade sempre nell'art. 4
Il controllo esercitato da una persona fisica non genera la registrazione automatica e continuativa tipica degli strumenti tecnologici. È questa la differenza che ne giustifica il trattamento distinto. Ma la mancata applicazione dell'art. 4 non equivale ad assenza di limiti: restano fermi i principi di liceità, correttezza e proporzionalità, oltre alla disciplina in materia di dati personali.
Si affianca infatti il Regolamento UE 2016/679 (GDPR). L'osservazione mirata di un lavoratore comporta trattamento di dati personali e deve rispettare i principi di minimizzazione e limitazione della finalità: si raccoglie solo quanto necessario ad accertare l'illecito ipotizzato, nulla di più.
Implicazioni pratiche
Per l'impresa il messaggio è duplice. Da un lato esiste uno spazio legittimo per attivare controlli difensivi mirati senza ricorrere ad accordi sindacali. Dall'altro, l'uso improprio dello strumento espone a conseguenze rilevanti.
Il criterio di proporzionalità è il vero discrimine. Un esempio: se un dipendente è sospettato di sottrarre merce dal magazzino, l'osservazione puntuale del collega su quello specifico comportamento, nell'area interessata, può reggere. Se invece la stessa vigilanza si estende a monitorare pause, ritmi e rapporti personali del lavoratore per un periodo prolungato, la prova diventa un controllo sull'adempimento mascherato: viene dichiarata inutilizzabile in giudizio e può fondare una domanda risarcitoria del dipendente.
La raccolta di prove oltre i confini indicati, dunque, non solo non serve alla difesa dell'azienda, ma la indebolisce.
Cosa fare in concreto
- Circoscrivi il sospetto. Attiva la vigilanza solo in presenza di indizi concreti e documentabili di condotta illecita, non come monitoraggio preventivo generalizzato.
- Limita l'oggetto. Definisci per iscritto cosa osservare, dove e per quanto tempo, evitando ogni estensione al controllo della prestazione.
- Rispetta i contesti pubblici. Escludi l'osservazione in luoghi o momenti che intacchino la sfera privata del lavoratore.
- Presidia il profilo privacy. Applica i principi di minimizzazione del GDPR e conserva solo i dati strettamente necessari all'accertamento.
- Valuta la compatibilità con l'art. 4. È opportuna una valutazione preventiva della qualificazione del controllo prima di utilizzarne gli esiti in sede disciplinare o giudiziale.
Disclaimer
Contributo informativo a cura di Tamburro & Partners Avvocati - Avv. Giuseppe Tamburro. Non costituisce parere legale.
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