Convocazione dell'assemblea condominiale via WhatsApp o email: vale?
Convocare l'assemblea con un messaggio WhatsApp o una semplice email è prassi diffusa ma giuridicamente fragile. La legge impone forme precise: raccomandata, Pec o consegna a mano. Senza queste, le delibere adottate risultano annullabili. Un tema che riguarda da vicino amministratori e condomini, perché un avviso irregolare può vanificare l'intera riunione.
Il fatto
Molti amministratori, per rapidità, comunicano la data dell'assemblea tramite gruppi WhatsApp o email ordinarie. È comodo, immediato e a costo zero. Il problema è che questi strumenti non rispettano le forme che la legge richiede per la convocazione. La conseguenza non è teorica: una delibera assunta a valle di una convocazione irregolare può essere impugnata e annullata.
La giurisprudenza di merito (tra i tanti, i Tribunali di Milano, Monza, Roma, Brescia, Ancona, Avellino e Santa Maria Capua Vetere) si è espressa con orientamento sostanzialmente convergente: i mezzi informali non bastano.
Inquadramento normativo
Il riferimento è l'art. 66 delle disposizioni di attuazione del Codice civile. La norma stabilisce che l'avviso di convocazione deve essere comunicato ai condomini almeno cinque giorni prima della data fissata per la prima convocazione e deve avvenire a mezzo di posta raccomandata, posta elettronica certificata (Pec), fax o consegna a mano.
Si tratta di un elenco tassativo. Il legislatore ha individuato strumenti che garantiscono due cose: la certezza della ricezione (o quantomeno della spedizione) e la prova documentale della stessa. WhatsApp ed email ordinaria non offrono queste garanzie: il "messaggio visualizzato" o la mail letta non equivalgono, sul piano probatorio, alla ricevuta di una raccomandata o di una Pec.
Lo stesso art. 66 chiarisce, all'ultimo comma, che l'omessa, tardiva o incompleta convocazione degli aventi diritto rende la delibera annullabile (non nulla) su istanza dei dissenzienti o assenti. È una distinzione che conta: la delibera annullabile produce effetti finché non viene impugnata nei termini.
Va letto in combinato con l'art. 72 disp. att. c.c., che rende inderogabili queste regole: il regolamento condominiale non può prevedere forme di convocazione meno garantite, salvo migliorarne le tutele.
Implicazioni pratiche
Per l'amministratore, usare WhatsApp o email semplice come unico canale di convocazione significa esporre ogni delibera al rischio di annullamento. Significa anche, in caso di contenzioso, dover dimostrare l'effettiva ricezione dell'avviso da parte di tutti gli aventi diritto: prova difficile da fornire con strumenti informali.
Per il condomino assente o dissenziente, una convocazione irregolare è un motivo concreto di impugnazione, da far valere entro trenta giorni (dalla delibera per i dissenzienti, dalla comunicazione per gli assenti), ai sensi dell'art. 1137 c.c.
C'è però un correttivo importante. La delibera può essere "salvata" se il condomino non regolarmente convocato si presenta comunque in assemblea: la sua partecipazione sana il vizio della convocazione, perché lo scopo della norma — metterlo in condizione di intervenire — è stato di fatto raggiunto. Lo stesso vale, secondo parte della giurisprudenza, quando il condomino dimostri di aver avuto conoscenza piena e tempestiva dell'avviso, pur ricevuto in forma irregolare. Ma è una difesa eventuale, non una regola su cui costruire la gestione condominiale.
Cosa fare in concreto
- Usate solo i canali previsti dalla legge: raccomandata con avviso di ricevimento, Pec, fax o consegna a mano controfirmata. Sono gli unici che reggono in giudizio.
- Conservate le prove di invio e ricezione per ogni singolo condomino. Archiviate ricevute, cartoline di ritorno e ricevute Pec almeno per la durata dei termini di impugnazione.
- Acquisite le Pec dei condomini e fatele inserire nel registro di anagrafe condominiale (art. 1130, n. 6, c.c.): la Pec è oggi lo strumento più rapido ed economico tra quelli validi.
- Non sostituite mai la convocazione formale con i gruppi WhatsApp. Potete usarli come promemoria aggiuntivo, mai come unico mezzo.
- Se siete condomini e avete ricevuto la convocazione in modo informale, valutate tempestivamente l'impugnazione: i termini sono brevi e decadono.
Consigliamo agli amministratori di rivedere le proprie prassi di convocazione e ai condomini di verificare la regolarità dell'avviso prima di rinunciare a contestare una delibera.
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*Contributo informativo a cura di Tamburro & Partners - Avv. Giuseppe Tamburro. Non costituisce parere legale.*
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