PEC e convocazione assembleare: validità anche senza iscrizione in registri pubblici

Il nodo: la PEC "non iscritta" vale per convocare l'assemblea?

La questione riguarda gli amministratori che convocano l'assemblea inviando l'avviso a una casella di posta elettronica certificata comunicata dal condòmino, ma non risultante in registri pubblici (come INI-PEC). Il dubbio è se quella convocazione sia regolare oppure se possa essere contestata, con conseguente annullabilità delle delibere adottate.

La tendenza emersa da alcune recenti pronunce — una decisione di merito e un'ordinanza della Corte di Cassazione del 2025 — è favorevole alla validità. È bene però mantenere una distinzione: un'ordinanza e una sentenza di primo grado segnalano un orientamento, non necessariamente un principio di diritto consolidato. Si tratta di una direzione coerente con la disciplina vigente, ma ancora da assestare nelle sue articolazioni.

L'inquadramento normativo: art. 66 disp. att. c.c. e CAD

L'art. 66, comma 3, delle disposizioni di attuazione del codice civile stabilisce che l'avviso di convocazione deve pervenire al condòmino almeno cinque giorni prima della data fissata per l'adunanza in prima convocazione. Due precisazioni:

• il termine di cinque giorni riguarda la convocazione ordinaria in prima battuta;
• il termine decorre dalla ricezione dell'avviso, non dalla spedizione.

La stessa norma indica i mezzi idonei: tra essi la posta elettronica certificata, accanto a raccomandata, fax e consegna a mani. La PEC è quindi un canale tipizzato dalla legge, non una modalità atipica da legittimare caso per caso.

Il fondamento dell'efficacia probatoria sta nel Codice dell'Amministrazione Digitale (d.lgs. 82/2005). Le ricevute generate dal sistema PEC certificano l'invio e l'esito della trasmissione. Da qui l'equiparazione, ai fini della prova, tra la PEC e la raccomandata con avviso di ricevimento.

Consegna e mancata consegna: due ricevute, due effetti

La distinzione tecnica è dirimente. Il sistema genera:

• la ricevuta di avvenuta consegna, che attesta l'ingresso del messaggio nella casella del destinatario. È l'equivalente dell'avviso di ricevimento: l'avviso si considera ricevuto e il termine dei cinque giorni inizia a decorrere;
• la ricevuta di mancata consegna, che segnala il fallito recapito. In tal caso la convocazione non può dirsi pervenuta e l'amministratore deve attivarsi con un canale alternativo, per non incorrere in un vizio della convocazione.

Il vero punto critico: l'onere della prova

L'aspetto spesso trascurato non è la validità astratta del mezzo, ma la sua dimostrazione in giudizio. Due profili meritano attenzione.

Il primo è la riconducibilità soggettiva dell'indirizzo: occorre che la casella PEC sia effettivamente attribuibile al condòmino. Quando l'indirizzo non risulta da registri pubblici, l'onere di provare che il condòmino lo aveva comunicato — o lo aveva di fatto adottato nei rapporti con il condominio — grava sull'amministratore. Da qui l'importanza di una raccolta documentata degli indirizzi (verbali, comunicazioni scritte, anagrafe condominiale ex art. 1130 n. 6 c.c.).

Il secondo è il valore della ricevuta di consegna in sede di impugnazione. Chi contesta la delibera deve dedurre il vizio della convocazione; spetta poi all'amministratore esibire le ricevute che attestano il regolare recapito nel termine. In assenza, il rischio di annullabilità è concreto.

In sintesi: la legittimità del canale è un dato; la sua tenuta processuale dipende dalla documentazione conservata.

Cosa fare in concreto

• Verificare la fonte di ciascun indirizzo PEC: l'indirizzo deve risultare comunicato per iscritto o tracciabilmente dal singolo condòmino, e va annotato nel registro di anagrafe condominiale.
• Conservare sistematicamente le ricevute di accettazione e di avvenuta consegna per ogni convocazione, abbinandole al relativo ordine del giorno.
• Controllare l'esito dell'invio prima dell'assemblea: in caso di ricevuta di mancata consegna, attivare tempestivamente un canale alternativo (raccomandata o consegna a mani).
• Calcolare il termine dei cinque giorni dalla data di consegna risultante dalla ricevuta, non dalla spedizione.
• Documentare, in caso di contestazione, la riconducibilità dell'indirizzo al condòmino, tenendo a disposizione le comunicazioni con cui l'indirizzo è stato fornito.

Il rigore documentale resta la migliore difesa: la validità della convocazione digitale si gioca quasi sempre sulla prova, più che sul principio.

Contributo informativo a cura di Tamburro & Partners Avvocati. Non costituisce parere legale.