Errore in busta paga: quando l'azienda può chiedere indietro le somme

Il fatto

Un datore di lavoro si accorge di aver corrisposto somme non dovute: un conguaglio sbagliato, un superminimo erogato per errore, un compenso liquidato due volte. La reazione tipica è la richiesta di restituzione, spesso tramite trattenute sulle buste paga successive.

La questione non è banale. Sull'importo erogato il datore, in qualità di sostituto d'imposta, ha già operato le ritenute fiscali e contributive, versandole all'Erario e agli enti previdenziali. Il dipendente, in concreto, ha incassato solo il netto. Da qui la domanda centrale: il datore può pretendere il lordo o solo il netto effettivamente percepito?

Inquadramento normativo

La base giuridica del recupero è l'art. 2033 del codice civile, che disciplina la ripetizione dell'indebito: chi ha pagato somme non dovute ha diritto a ottenerne la restituzione. Su questo principio non vi sono dubbi: l'errore non consolida un diritto in capo a chi ha ricevuto.

Il problema sorge sul perimetro della restituzione. Un orientamento della giurisprudenza di legittimità (si vedano, in tema di indebito retributivo, gli arresti della Cassazione Sezione Lavoro, tra cui Cass. n. 9695/2018 e successive conformi) ha valorizzato il principio per cui il lavoratore può essere tenuto a restituire solo quanto ha effettivamente percepito, ossia il netto, perché le ritenute fiscali non sono entrate nella sua disponibilità ma sono state versate all'Erario dal sostituto d'imposta.

Va però segnalato, per correttezza, che la materia non è univoca. Sussiste un orientamento contrario secondo cui il datore può ripetere anche il lordo, salvo poi recuperare la quota fiscale attraverso i propri meccanismi di conguaglio o di rimborso. Il recupero delle ritenute da parte del sostituto passa, sul piano tributario, dalle procedure di conguaglio previste dall'art. 23 del d.P.R. 600/1973 e dal rimborso delle ritenute dirette ai sensi dell'art. 37 del d.P.R. 602/1973, non dalla richiesta diretta al lavoratore.

Un ulteriore limite riguarda le modalità del recupero. Quando l'azienda procede con trattenute sulle retribuzioni future, deve rispettare il limite di pignorabilità e compensazione di cui all'art. 545 del codice di procedura civile: la decurtazione non può superare, di regola, il quinto dello stipendio netto. La restituzione, in altri termini, va graduata e non può azzerare il reddito mensile del dipendente.

Implicazioni pratiche

Per il lavoratore questo significa che la richiesta di restituzione del lordo è contestabile: l'importo dovuto, secondo l'orientamento più favorevole, è il netto incassato. Le trattenute fiscali già operate non sono nella sua disponibilità e non possono essergli addebitate direttamente.

Per il datore di lavoro il messaggio è di cautela: il recupero va impostato distinguendo con precisione le componenti dell'importo erroneamente erogato e gestendo la quota fiscale sul versante tributario, non scaricandola sul dipendente. Le trattenute unilaterali in busta paga, inoltre, vanno contenute entro il quinto.

Resta ferma la possibilità, per entrambe le parti, di un accordo transattivo che definisca importo e rateazione, evitando il contenzioso.

Cosa fare in concreto

• Verifica l'importo richiesto: controlla se l'azienda pretende il lordo o il netto. Se chiede il lordo, l'importo è in tutto o in parte contestabile.
• Richiedi il dettaglio dell'errore per iscritto: causale, periodo, somme coinvolte e modalità di calcolo. Una richiesta generica è opponibile.
• Controlla l'entità delle trattenute: se l'azienda decurta più del quinto del netto mensile, segnala lo sforamento del limite ex art. 545 c.p.c.
• Conserva tutte le buste paga del periodo interessato: sono la prova di quanto effettivamente percepito e delle ritenute già operate.
• Valuta un accordo di rateazione prima di subire trattenute unilaterali: definire tempi e importi riduce il rischio di contenzioso per entrambe le parti.

Il diritto alla restituzione esiste, ma incontra un confine netto: il datore può riprendersi ciò che il lavoratore ha realmente ricevuto, nei modi e nei limiti che la legge impone. Quanto è già transitato all'Erario va recuperato sul piano fiscale, non a carico del dipendente.

Disclaimer

Contributo informativo a cura di Tamburro & Partners - Avv. Giuseppe Tamburro. Non costituisce parere legale.