Privacy in condominio: l'amministratore deve rendicontare il trattamento dei dati

Il fatto

Il Garante per la protezione dei dati personali ha ribadito un principio che spesso resta sulla carta: l'amministratore di condominio è titolare del trattamento dei dati dei condòmini e, come tale, deve essere in grado di dimostrare *come* e *perché* li tratta.

Non basta gestire i dati nel rispetto della legge: occorre poterlo provare. È il principio di responsabilizzazione (in inglese *accountability*), su cui ruota l'intero impianto del Regolamento europeo sulla protezione dei dati.

Inquadramento normativo

Il riferimento è il Regolamento UE 2016/679 (GDPR). L'articolo 5 fissa i principi cardine del trattamento: liceità, correttezza, trasparenza, limitazione delle finalità e, appunto, responsabilizzazione del titolare, che deve essere in grado di comprovare il rispetto di tali principi.

L'articolo 12 impone che ogni comunicazione verso l'interessato sia concisa, trasparente, intelligibile e fornita in tempi rapidi: di regola entro un mese dalla richiesta. L'articolo 15 riconosce poi il diritto di accesso, ossia la facoltà del condòmino di sapere se e quali suoi dati sono trattati, per quali finalità, con quali modalità e a chi vengono comunicati.

In questo quadro l'amministratore non è un semplice esecutore: è il soggetto chiamato a rispondere in modo completo e documentato. Una risposta vaga, o l'incapacità di ricostruire quali dati siano stati raccolti e dove siano conservati, integra di per sé una violazione.

Cosa cambia per l'amministratore

Il trattamento dei dati in condominio è pervasivo: anagrafe condominiale, quote millesimali, morosità, riprese di videosorveglianza, indirizzi e recapiti, talvolta dati su soggetti con disabilità o su provvedimenti giudiziari.

Oggi non è sufficiente trattare correttamente questi dati. Occorre tenere traccia delle operazioni, conservare le informative consegnate, registrare le richieste ricevute e le risposte fornite. In caso di contestazione o di ispezione, l'onere di provare la conformità grava sull'amministratore.

La conseguenza pratica è duplice. Da un lato cresce l'esposizione a reclami dei condòmini, che possono rivolgersi direttamente al Garante. Dall'altro aumenta il rischio di sanzioni amministrative, che il GDPR commisura alla gravità della violazione e al grado di diligenza dimostrato.

Cosa cambia per il condòmino

Il singolo condòmino acquista uno strumento concreto. Può chiedere all'amministratore quali suoi dati siano trattati e ottenere una risposta dettagliata entro un mese. Se la risposta è generica, elusiva o assente, può presentare reclamo al Garante.

È bene chiarire, però, che il diritto di accesso non è illimitato: riguarda i dati personali dell'interessato, non l'intera documentazione condominiale né i dati altrui. Va esercitato in modo proporzionato e non per finalità di disturbo.

Cosa fare in concreto

• Mappate i trattamenti. Censite ogni categoria di dati gestita: anagrafica, contabile, videosorveglianza, dati particolari. Indicate per ciascuna la finalità e il tempo di conservazione.
• Predisponete informative aggiornate. Consegnate ai condòmini un'informativa chiara su finalità, basi giuridiche e diritti, e conservatene prova della consegna.
• Istituite un registro delle richieste. Annotate ogni istanza di accesso, la data di ricezione e la risposta, così da rispettare il termine di un mese e da poterlo dimostrare.
• Rispondete in modo puntuale. Evitate formule standard: la risposta deve indicare quali dati specifici sono trattati e con quali modalità.
• Verificate la videosorveglianza. Controllate cartelli informativi, tempi di conservazione delle immagini e accessi alle registrazioni, ambito tra i più sanzionati.

Consigliamo agli amministratori di formalizzare per iscritto le proprie procedure interne e di sottoporre periodicamente a verifica i trattamenti più sensibili. La documentazione non è un adempimento burocratico: è la prova che il trattamento è conforme.

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*Contributo informativo a cura di Tamburro & Partners - Avv. Giuseppe Tamburro. Non costituisce parere legale.*