Privacy in condominio: l'amministratore deve provare la consegna dell'informativa

Il fatto

Il trattamento dei dati personali nel condominio non è una formalità di contorno. L'amministratore gestisce nominativi, indirizzi, dati di pagamento, morosità, talvolta immagini di videosorveglianza. Tutte informazioni che ricadono nella disciplina europea sulla protezione dei dati.

Il punto critico emerso di recente riguarda un aspetto spesso trascurato: non è sufficiente predisporre l'informativa privacy. Occorre essere in grado di dimostrare che quell'informativa è stata effettivamente consegnata a ogni interessato. Senza prova, la violazione si presume a carico dell'amministratore.

Inquadramento normativo

Il Regolamento UE 2016/679 (GDPR) fissa all'art. 5, par. 1, lett. a) il principio di liceità, correttezza e trasparenza del trattamento. A questo si collega l'art. 5, par. 2, che introduce il principio di *accountability* (responsabilizzazione): il titolare del trattamento non deve solo rispettare le regole, ma deve poterlo provare.

Gli artt. 12, 13 e 14 disciplinano l'informativa da fornire agli interessati. L'art. 13 riguarda i dati raccolti direttamente presso la persona; l'art. 14 quelli ottenuti da altre fonti. L'art. 12 impone che le informazioni siano trasmesse in forma concisa, trasparente e facilmente accessibile.

Nel condominio il titolare del trattamento è il condominio stesso, mentre l'amministratore agisce come soggetto che concretamente esegue gli adempimenti. La combinazione tra principio di trasparenza e principio di accountability produce l'effetto pratico segnalato dal Garante: l'informativa non solo va data, ma la consegna va tracciata.

Implicazioni pratiche

Per l'amministratore cambia la logica dell'adempimento. Fino a ieri molti si limitavano ad affiggere l'informativa in bacheca o a inserirla nel sito del condominio. Oggi questa modalità, da sola, rischia di non reggere in caso di contestazione.

Se un residente lamenta di non aver mai ricevuto l'informativa, spetta all'amministratore dimostrare il contrario. In mancanza di elementi documentali, la posizione difensiva diventa debole e il Garante può contestare la violazione degli obblighi di trasparenza.

Le conseguenze non sono trascurabili. Il GDPR prevede sanzioni amministrative che, per le violazioni dei principi fondamentali, possono raggiungere importi molto elevati. In ambito condominiale l'esposizione economica resta di regola contenuta rispetto ai grandi trattamenti, ma il rischio esiste e ricade su un soggetto professionale.

L'obbligo riguarda tutte le categorie di interessati: non solo i condòmini, ma anche i residenti non proprietari, i fornitori e i dipendenti del condominio, per esempio il portiere.

Cosa fare in concreto

• Consegnate l'informativa con modalità tracciabili. Preferite la posta elettronica certificata, la raccomandata o la firma per ricevuta durante l'assemblea, così da conservare prova della trasmissione.

• Costituite un registro delle consegne. Annotate data, destinatario e canale utilizzato per ogni interessato, aggiornandolo a ogni ingresso di nuovi condòmini o inquilini.

• Distinguete le informative in base alla fonte del dato. Adottate un testo conforme all'art. 13 per i dati raccolti direttamente e uno conforme all'art. 14 per quelli ottenuti da terzi, ad esempio dal precedente amministratore.

• Non affidatevi alla sola affissione in bacheca. Può integrare le altre modalità, ma non le sostituisce ai fini della prova.

• Verificate la posizione dei trattamenti particolari. La videosorveglianza e la gestione delle morosità richiedono cautele ulteriori: valutate un supporto tecnico e legale dedicato.

Consigliamo agli amministratori di rivedere i modelli in uso e di predisporre un sistema stabile di documentazione delle consegne. L'investimento organizzativo è modesto rispetto al rischio di dover fronteggiare una contestazione senza alcuna prova a difesa.

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*Contributo informativo a cura di Tamburro & Partners - Avv. Giuseppe Tamburro. Non costituisce parere legale.*