Trasferte e missioni: la tracciabilità delle spese dal 2025

Il fatto

La Legge di Bilancio 2025 (legge 30 dicembre 2024, n. 207) ha introdotto un vincolo di tracciabilità per le spese sostenute in occasione di trasferte e missioni di lavoro. Il successivo D.L. 17 giugno 2025, n. 84 ha chiarito i confini applicativi della novità, sciogliendo alcuni dubbi emersi nei primi mesi dell'anno.

In sintesi: alcune spese di trasferta beneficiano dei consueti vantaggi fiscali — esenzione per il lavoratore, deducibilità per il datore — solo se pagate con mezzi tracciabili. Contanti e strumenti non identificabili escludono il beneficio.

Inquadramento normativo

La disciplina interviene su tre fronti. Per i lavoratori dipendenti, l'art. 51 del TUIR (D.P.R. 917/1986) regola i rimborsi delle trasferte: quelli analitici, se documentati, non concorrono a formare il reddito. La novità aggiunge una condizione: le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto tramite autoservizi pubblici non di linea (taxi, noleggio con conducente) devono risultare pagate con carte, bonifici o altri mezzi tracciabili ex art. 23 del D.Lgs. 241/1997. In assenza, il rimborso diventa imponibile in capo al lavoratore.

Per le imprese, l'art. 95 del TUIR subordina la deducibilità delle stesse spese al medesimo requisito. Il rimborso pagato in contanti, dunque, non solo tassa il dipendente, ma non è deducibile per il datore.

Per i lavoratori autonomi, l'art. 54 del TUIR estende la logica alle spese di trasferta riaddebitate al committente o dedotte dal reddito professionale.

Il D.L. 84/2025 ha precisato un punto rilevante: la tracciabilità riguarda le spese specificamente elencate. Restano fuori dal vincolo, ad esempio, le spese di viaggio con mezzi propri (indennità chilometrica) e i pedaggi, che seguono regole autonome.

Implicazioni pratiche

Per chi lavora in trasferta il messaggio è diretto: pagare l'albergo o il ristorante in contanti può trasformare un rimborso in reddito tassato. Conservare la sola ricevuta non basta più; serve la prova del pagamento tracciato.

Per l'impresa il rischio è duplice. Da un lato, la ripresa a tassazione dei costi non deducibili; dall'altro, contestazioni sul mancato assoggettamento a contribuzione dei rimborsi divenuti imponibili. Le procedure di rimborso spese vanno riviste, soprattutto dove sopravvivono anticipi in contanti.

Per i professionisti, la regola incide sia sulla deducibilità del costo, sia sul corretto riaddebito al cliente. Un rimborso non tracciato può generare un disallineamento tra quanto fatturato e quanto effettivamente deducibile.

Va segnalato un profilo di gestione: il collaboratore che anticipa la spesa con la propria carta e viene poi rimborsato soddisfa il requisito, perché il pagamento originario risulta tracciato. È la modalità del pagamento al fornitore a contare, non quella del rimborso interno.

Cosa fare in concreto

1. Aggiornate le policy aziendali di trasferta, vietando espressamente il pagamento in contanti delle spese soggette a tracciabilità e comunicando la regola ai dipendenti.

1. Dotate i collaboratori di strumenti tracciabili — carte aziendali o carte personali con rimborso — così da eliminare gli anticipi in denaro contante.

1. Rivedete la modulistica di rendicontazione: alla ricevuta di spesa affiancate sempre l'evidenza del pagamento tracciato (estratto conto, ricevuta POS, contabile bonifico).

1. Distinguete le voci di spesa: separate ciò che è soggetto al vincolo (vitto, alloggio, taxi, NCC) da ciò che ne resta escluso (indennità chilometriche, pedaggi), per non irrigidire inutilmente le procedure.

1. Verificate i contratti con i professionisti e le clausole di riaddebito spese, allineandole al nuovo regime di deducibilità.

La novità non stravolge l'impianto dei rimborsi, ma sposta l'attenzione sul come si paga. Un'organizzazione ordinata dei flussi di spesa è oggi la prima difesa contro contestazioni fiscali e contributive.

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*Contributo informativo a cura di Tamburro & Partners - Avv. Giuseppe Tamburro. Non costituisce parere legale.*