Trasferte e missioni: la tracciabilità delle spese dal 2025

Il fatto

La Legge di Bilancio 2025 ha introdotto una regola destinata a incidere sulla quotidianità di aziende e professionisti: le spese sostenute in occasione di trasferte e missioni godono dei benefici fiscali solo se pagate con mezzi tracciabili.

In concreto, il rimborso resta esentasse per il dipendente e deducibile per l'impresa a condizione che vitto, alloggio, viaggio e trasporto non di linea siano stati saldati con carte, bonifici o altri strumenti diversi dal contante. Il pagamento in contanti fa perdere il beneficio.

Il D.L. 17 giugno 2025, n. 84 è poi intervenuto per correggere e chiarire la portata della norma, limitandone in parte l'applicazione. È quindi essenziale distinguere quali fattispecie rientrano nell'obbligo e quali ne restano escluse.

Inquadramento normativo

La disciplina nasce dai commi della Legge di Bilancio 2025 che modificano il TUIR (D.P.R. n. 917/1986). Vengono toccati, in particolare, l'art. 51 sulla determinazione del reddito di lavoro dipendente, l'art. 54 sui redditi di lavoro autonomo e gli articoli 95 e 108 sul reddito d'impresa.

La logica è uniforme: il regime di favore — non imponibilità del rimborso in capo al percettore e deducibilità del costo in capo a chi rimborsa — è subordinato alla tracciabilità del pagamento. Gli strumenti ammessi sono quelli previsti dall'art. 23 del D.Lgs. n. 241/1997: carte di debito, di credito, prepagate, bonifici, assegni.

Il D.L. n. 84/2025 ha ridimensionato l'ambito applicativo, chiarendo che l'obbligo di tracciabilità riguarda le spese analiticamente rimborsate per vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuato con autoservizi pubblici non di linea (taxi e noleggio con conducente). Restano fuori le indennità forfetarie e le spese diverse da quelle espressamente indicate.

Implicazioni pratiche

Per le imprese il rischio è duplice: la perdita della deducibilità del costo e il possibile recupero a tassazione dell'importo rimborsato al dipendente se privo di prova del pagamento tracciato. Una nota spese saldata in contanti, anche se documentata da scontrino, non basta più.

Per i lavoratori dipendenti il rimborso di una spesa pagata in contanti può trasformarsi in reddito imponibile, con relativa tassazione e contribuzione. Chi anticipa spese in trasferta deve quindi prestare attenzione allo strumento di pagamento utilizzato.

Per i lavoratori autonomi vale un principio analogo sul fronte della deducibilità e del riaddebito delle spese al committente: il costo tracciato è deducibile, quello in contanti no.

Il punto delicato riguarda le situazioni in cui il contante è di fatto inevitabile — ad esempio in contesti o territori dove non tutti gli esercizi accettano pagamenti elettronici. Qui la mancanza di alternativa non sana automaticamente la perdita del beneficio: serve organizzare in anticipo modalità di pagamento conformi.

Cosa fare in concreto

1. Aggiornate la policy aziendale sulle trasferte, indicando espressamente l'obbligo di pagamento tracciabile per vitto, alloggio, viaggio e taxi/NCC.
2. Dotate i dipendenti in trasferta di carte aziendali o prepagate, così da eliminare l'anticipo in contanti e i problemi di riaddebito.
3. Rivedete il format della nota spese, prevedendo l'allegazione della prova del pagamento tracciato accanto al giustificativo di spesa.
4. Verificate le indennità forfetarie, che restano fuori dall'obbligo: distinguetele con chiarezza dai rimborsi analitici nella contabilità.
5. Formate l'ufficio amministrazione sulle correzioni introdotte dal D.L. n. 84/2025, per evitare contestazioni in sede di controllo dell'Agenzia delle Entrate.

Consigliamo di intervenire senza attendere il primo controllo: adeguare procedure e strumenti di pagamento è oggi meno oneroso della gestione di un recupero fiscale su rimborsi già erogati.

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*Contributo informativo a cura di Tamburro & Partners - Avv. Giuseppe Tamburro. Non costituisce parere legale.*