Verbale di assemblea: il diritto del condòmino a far trascrivere le proprie dichiarazioni

Perché il verbale conta più di quanto sembri

Il verbale non è un semplice riassunto della riunione. È il documento che cristallizza ciò che è accaduto in assemblea: presenze, quote millesimali, dibattito, esito delle votazioni. Su quel testo si misura la regolarità della delibera e, se necessario, la sua impugnazione davanti al giudice.

Proprio per questo la richiesta di un condòmino di veder trascritta una propria dichiarazione non è un capriccio formale. È lo strumento con cui il singolo fa emergere a verbale la propria posizione, in particolare il dissenso, su cui poi potrà fondare un'azione legale.

Inquadramento normativo

Il Codice civile affida all'amministratore la tenuta del registro dei verbali (art. 1130, n. 7, c.c.). La norma impone che nel registro siano annotate le delibere dell'assemblea, le eventuali contrarietà e le riserve. Il verbale, dunque, deve dare conto non solo del risultato delle votazioni, ma anche delle posizioni espresse dai partecipanti.

La rilevanza pratica si coglie leggendo l'art. 1137 c.c. sull'impugnazione delle delibere. Possono impugnare i condòmini assenti, dissenzienti o astenuti. Per il dissenziente, far risultare la propria contrarietà a verbale è il presupposto naturale per esercitare il diritto di impugnazione. Se la dichiarazione non viene trascritta, il condòmino rischia di trovarsi privo della prova della propria posizione.

Ne deriva un principio operativo: il condòmino che intende far verbalizzare una dichiarazione attinente all'oggetto della discussione ha diritto a ottenerne la trascrizione. Il presidente e il segretario non hanno un potere discrezionale di filtro sul merito di quanto si chiede di mettere agli atti.

Cosa cambia per il condòmino

Il diritto alla verbalizzazione non è illimitato. Riguarda dichiarazioni pertinenti ai punti all'ordine del giorno e ai temi effettivamente discussi. Non è uno spazio per interventi estranei, accuse personali o digressioni: il verbale resta un atto sintetico e ordinato, non la trascrizione integrale di ogni parola.

Entro questi limiti, però, la richiesta deve essere accolta. Il condòmino può pretendere che risulti:

• il proprio voto contrario e i motivi sintetici del dissenso;
• l'astensione e la relativa ragione;
• una riserva o una contestazione sulla regolarità della convocazione o della votazione;
• una dichiarazione su vizi procedurali rilevati in corso di seduta.

Un verbale che ometta queste dichiarazioni può essere contestato. L'omissione o l'inesattezza incidono sulla regolarità del documento e, in alcuni casi, possono fondare la stessa impugnazione della delibera, perché compromettono la corretta rappresentazione di quanto avvenuto.

Quando la richiesta viene ignorata

Nella prassi accade che il presidente liquidi la richiesta con un "lo mettiamo a verbale" che poi non si traduce in nulla, oppure che la dichiarazione venga sintetizzata in modo distorto. Il condòmino non è privo di tutela.

L'approvazione del verbale avviene di norma a fine seduta. È quello il momento per verificare il testo e segnalare omissioni o errori. Se il verbale viene inviato dopo l'assemblea, conservare i propri appunti e le comunicazioni con cui si è chiesta la verbalizzazione consente di documentare la discrepanza.

Cosa fare in concreto

• Formula la richiesta in modo chiaro: chiedi espressamente che la dichiarazione sia "messa a verbale", indicando in modo sintetico il contenuto da trascrivere.
• Metti per iscritto la dichiarazione: consegna al segretario un testo breve e firmato, così da evitare riformulazioni imprecise.
• Controlla il verbale prima dell'approvazione: se rilevi omissioni o inesattezze, fai annotare la tua contestazione prima della chiusura della seduta.
• Conserva la documentazione: tieni copia della dichiarazione consegnata e di ogni scambio con l'amministratore.
• Rispetta i termini di impugnazione: se la delibera è viziata, l'azione va proposta entro trenta giorni; consigliamo di verificare per tempo la decorrenza nel caso concreto.

La cura nella verbalizzazione non è un dettaglio burocratico: è la base documentale su cui si gioca la possibilità di contestare una decisione assembleare.

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Contributo informativo a cura di Tamburro & Partners - Avv. Giuseppe Tamburro. Non costituisce parere legale.